Политика обработки персональных данных

Telegram-бот «Сдано» (@sdanobot) · Редакция от [дата публикации]

1. Кто обрабатывает данные

Оператор персональных данных — [ФИО полностью], [статус: физическое лицо / самозанятый / ИП, ИНН].

Связаться с оператором: [e-mail] или сообщением в боте.

Политика составлена в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» и описывает обработку данных в боте «Сдано».

2. Какие данные мы обрабатываем

О вас

• Telegram ID и имя из профиля Telegram.
• Настройки: часовой пояс, налоговый режим и ставка, время и дни напоминаний.
• Дата и время согласия с этой политикой.

Об объектах и деньгах

• Название и адрес объекта, цена и дата покупки.
• Условия договора аренды: даты заезда и окончания, сумма аренды и залога, день оплаты, порядок оплаты коммуналки.
• Начисления, оплаты, расходы, отметки о чеках.

Об арендаторах

• Имя и фамилия, телефон (необязательно), заметка.

Квитанции ЖКУ

• Поставщик, лицевой счёт, период, суммы, объёмы и тарифы по услугам, показания счётчиков, если они напечатаны в квитанции.
• Ссылка на файл квитанции в Telegram и его контрольная сумма.

ФИО и адрес из квитанции бот не сохраняет.

Счётчики и обслуживание квартиры

• Вид и заводской номер счётчика, показания и их даты, ссылки на фото в Telegram.
• Техника и элементы квартиры: названия, модели, серийные номера, сроки гарантии, заметки, ссылки на фото, история работ и расходов.

Чего мы не собираем

Паспортные данные, адрес регистрации, фото документов, данные банковских карт. Пожалуйста, не вносите их и в заметки. Специальные категории персональных данных и биометрию бот не обрабатывает.

3. Зачем

• Вести учёт объектов, договоров, оплат и расходов.
• Напоминать о сроках оплаты, показаниях счётчиков, квитанциях, обслуживании квартиры и чеках в «Мой налог».
• Разбирать квитанции и фото счётчиков на суммы и показания.
• Готовить отчёт за год: доход, расходы, оценку налога, доходность.
• Отвечать на ваши обращения.

Мы не используем данные для рекламы, не продаём их и не передаём для рассылок.

4. Основания обработки

• Ваше согласие. Вы даёте его кнопкой «Принимаю» при первом запуске бота (п. 1 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ).
• Исполнение соглашения об использовании бота, стороной которого вы являетесь (п. 5 ч. 1 ст. 6 152-ФЗ).

Данные арендаторов вносите вы. Вносите только те данные, которые получили законно, например из договора аренды, и которые вправе передать. Мы обрабатываем их только для вашего учёта: показываем в карточке договора и подставляем в тексты напоминаний, которые вы сами пересылаете арендатору. Сам бот арендатору не пишет.

5. Как мы обрабатываем данные

Обработка автоматизированная: сбор, запись, систематизация, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача в случаях из раздела 6, удаление и уничтожение.

• База данных и резервные копии хранятся на сервере в России: [хостинг-провайдер, город]. Копии делаются каждую ночь и хранятся 14 дней.
• Файлы квитанций и фото, которые вы присылаете, хранятся в Telegram. На нашем сервере остаётся только ссылка на файл. Для распознавания файл на время загружается в память сервера и на диск не сохраняется.
• Доступ к серверу и базе есть только у оператора.

6. Кому передаются данные

• Telegram. Бот работает в Telegram, поэтому ваши сообщения, файлы и фото проходят через серверы Telegram и хранятся там, в том числе за пределами России. Telegram обрабатывает их по своей политике конфиденциальности.
• Провайдер распознавания [название и юрлицо: GigaChat API или Yandex AI Studio], в России. Он получает файл квитанции или фото счётчика по поручению оператора и только для того, чтобы прочитать суммы и показания. Ваш Telegram ID и данные арендаторов ему не передаются.
• Хостинг-провайдер [название] предоставляет сервер в России, на котором работает бот.
• Государственные органы — только по запросу, предусмотренному законом.

Больше никому данные не передаются.

7. Сроки хранения и удаление

• Данные хранятся, пока вы пользуетесь ботом.
• Команда /delete_me сразу удаляет все ваши данные из базы, включая данные ваших арендаторов. Из резервных копий они исчезают в течение 14 дней. Это же считается отзывом согласия.
• Отозвать согласие и попросить удалить данные можно и письмом на [e-mail]. Удалим в течение 30 дней, обычно быстрее.
• Выгрузить свои данные в CSV можно командой /export.
• Сообщения и файлы в чате с ботом хранятся в Telegram. Чтобы убрать и их, удалите переписку с ботом в Telegram.

8. Ваши права

По статье 14 152-ФЗ вы можете:

• узнать, какие данные о вас хранятся, и получить их копию;
• потребовать исправить неточные данные, удалить их или прекратить обработку;
• отозвать согласие;
• обжаловать действия оператора в Роскомнадзоре (rkn.gov.ru) или в суде.

Запрос можно прислать на [e-mail] или сообщением в боте. Отвечаем в течение 10 рабочих дней.

Если вы арендатор и считаете, что арендодатель внёс ваши данные в бот, напишите на [e-mail]. Мы сообщим, есть ли они у нас, и удалим их по вашей просьбе.

9. Как мы защищаем данные

• Бот доступен только по приглашению: пользоваться им могут Telegram ID из закрытого списка.
• Каждый пользователь видит только свои данные: бот проверяет владельца при каждом запросе к базе.
• Соединения с Telegram и провайдером распознавания зашифрованы (HTTPS).
• Сервер, база и резервные копии находятся в России, доступ к ним есть только у оператора.

10. Возраст

Бот предназначен для совершеннолетних. Если вам нет 18 лет, не пользуйтесь им.

11. Изменения политики

Новую редакцию мы публикуем по этому адресу и указываем дату вверху страницы. О существенных изменениях сообщаем в боте.